CONSULTA:
Me encuentro implantando una 9001:2008 en una empresa pequeña en la que el gerente es el que realiza la recopilación de requisitos para los proyectos y elabora la oferta. Según el punto 7.2.2 la organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto antes de comprometerse a proporcionar el producto. Por tanto, la cuestión es: ¿Debe revisar alguien la oferta realizada por el gerente? ¿Puede el gerente revisar la oferta si ha sido realizada por él mismo?Muchas gracias por anticipado.
RESPUESTA
La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antesde que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas,
aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse deque:a) están definidos los requisitos del producto,b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresadospreviamente, yc) la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.
Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (véase
4.2.4).
Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe
confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación
pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
NOTA En algunas situaciones, tales como las ventas por Internet, no resulta práctico efectuar una revisión formal de
cada pedido. En su lugar, la revisión puede cubrir la información pertinente del producto, como son los catálogos o el
material publicitario
Nuevamente se hace necesario distinguir entre lo normativamente correcto (conforme y aceptable) y lo organizacionalmente apropiado o conveniente.
Como podemos leer, la norma nos exige, en términos generales, definir, revisar, resolver y registrar los requisitos asociados a un producto antes del comprometernos con su entrega o implementación (para los servicios) No obstante lo anterior, la norma no define, ni exige, métodos de revisión específicos, tampoco determina quién o quienes deben hacer dichas revisiones, menos aún establece "formatos" ("formularios" es el conceptos más apropiado) de los registros.
En vista de lo anterior es posible concluir, sin lugar a dudas, que cualquier miembro de una organización puede revisar las ofertas. Otra cosa es lo que lo anterior resulte adecuado, en efecto la participación directa de la gerencia general en este proceso, suele suponer cierta carga indebida a posteriori. Supongamos que el gerente general confecciona una oferta y se compromete a un plazo de entrega de "x" días, no es disparatado pensar que luego utilizará su autoridad para exigir a producción cumplir con sus compromiso pasando por encima de otras obligaciones.
En vista de lo anterior es posible concluir, sin lugar a dudas, que cualquier miembro de una organización puede revisar las ofertas. Otra cosa es lo que lo anterior resulte adecuado, en efecto la participación directa de la gerencia general en este proceso, suele suponer cierta carga indebida a posteriori. Supongamos que el gerente general confecciona una oferta y se compromete a un plazo de entrega de "x" días, no es disparatado pensar que luego utilizará su autoridad para exigir a producción cumplir con sus compromiso pasando por encima de otras obligaciones.
No obstante, si la carga de trabajo, complejidad de los proyectos, confidencialidad de la información, recursos de tu organización, políticas corporativas señalan que el procedimiento que tienen es el apropiado, NADIE (especialmente auditores) pueden cuestionar dicha forma de actuar, a menos que tengas constantes no conformidades originadas en esa área y vinculadas a permanentes quejas o desavenencias con tus clientes por incongruencias entre su información y la tuya.
Saludos cordiales
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