lunes, 9 de julio de 2007

CATEGORIAS DE LAS NO CONFORMIDADES

Es frecuente observar en diversas organizaciones certificadas bajo estándares ISO 9001 ó 14001, el uso de categorías para sus no conformidades, diferenciándolas en esos casos, en mayores y menores, a las que se les agrega en ocasiones, un tercer tipo definido como observaciones(que no constituyen no conformidades propiamente tales y se emparentan con el concepto de oportunidades de mejora). Surge entonces la pregunta de si esta tipificación es apropiada o válida, distinguiendo lo apropiado como conveniente y/o favorable, y lo válido como lo normativa y conceptualmente correcto.

En estricto sentido la norma (familias ISO 9000 y 14000), no hace diferencia alguna sobre las no conformidades y se refiere a ellas simplemente como:

"Incumplimiento de un requisito"
ISO 9000:2005


Como se aprecia en la definición, no se hace referencia alguna a grados, tipos, clases, ni nada similar para estos incumplimientos, sin embargo no existe en ninguna de las normas de la familia 9000 ni 14000, prohibiciones o restricciones en relación con definir distintos niveles dentro de las no conformidades.

Explicado lo anterior podemos decir entonces, que si bien es cierto no existen "normativamente hablando" más que un solo tipo de no conformidad, es posible y válido crear distintas clases de las mismas, tal y como en efecto lo hacen muchas empresas certificadoras y se enseña en cursos de auditores líderes, respaldados por organismos tales como IPC (ex IATCA) e IRCA.

Aclarado lo anterior, es menester dilucidar la conveniencia del uso de estos "grados" de no conformidades, mi "opinion personal" (perdón por este intencional pleonasmo) es que no, he podido comprobar que esta costumbre suele ser fuente de dificultades y discusiones innecesarias al momento de tener que incluir un incumplimiento dentro de alguna de las categorías, en efecto los auditores internos o el personal que realiza actividades asociadas a la calidad dentro de una organización, rara vez poseen el conocimiento necesario para desarrollar esta tarea eficientemente, a esto debemos sumar la dificultad adicional que surge al deber definir si un conjunto de no conformidades menores pueden o no constituir una mayor ¿cuantas, agrupadas bajo que criterio, etc?. Finalmente el uso de grados genera atrasos o desinterés por atender y solucionar las no conformidades clasificadas como de menor nivel,

Sin embargo y dado que como plantee anteriormente esta actividad es permisible, ¿cuales serían los criterios que se deben aplicar para categorizar las no conformidades?. Lo primero y más recomendable es que cada organización se acerque a su respectiva empresa certificadora y solicite su ayuda, ya que estas tienen una amplia experiencia aplicando esto concepto y poseen además, documentos que los definen de manera formal y meridianamente clara.

No obstante lo anterior, quiero incluir una definición personal, que permite clasificar correctamente una no conformidad:


No Conformidad Mayor:

Incumplimiento de un requisito normativo, propio de la organización y/o legal, que vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Puede corresponder a la no aplicación de una cláusula de una norma (requerida por la organización), el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de registros declarados por la organización o exigidos por la norma, o la repetición permanente y prolongada a través del tiempo de pequeños incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad.

Ejemplos:

* No realización de las auditorias internas
*Ausencia de un documento de procedimiento para el Control de Documentos
*Ausencia de la firma que autoriza la liberación de un producto, de una área determinada y que involucrar a todos los turnos de la misma


No Conformidad Menor:

Desviación mínima en relación con requisitos normativos, propios de la organización y/o legales, estos incumplimientos, son esporádicos, dispersos y parciales y no afecta mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestión de la calidad.

Ejemplos:

*Ausencia de una firma en un registro de un conjunto de 1000.
*Deficiente comprensión de un documento.
*Incumplimiento de una actividad dentro de un proceso

Observación:

Situación específica que no implica desviación ni incumplimiento de requisitos, pero que constituye una oportunidad de mejora.


Ejemplos:

* Mejora o aumento de la memoria RAM de los equipos computacionales

* Simplificación de la documentación

* Mejora de la Ilimunación


Debo reiterar que lo anterior es una definición, realizada a titulo personal y que los ejemplos se supeditan a los conceptos generales.

4 comentarios:

Andrea Acevedo C dijo...

Me parece muy interesante y necesario que se desarrollen espacios como éste , los cuáles dan respuesta a diversas necesidades respecto al tema.En mi caso estoy en proceso de un anteproyecto ,con una colega la cuál es Psicopedagoga, juntas tenemos el interés de desarrollar una OTEC, sobre asesorías en:Establecimientos Educaciones, Universidades,Unidades Técnicas Pedagógicas, Innovación Metodoógica como Evaluación, todo esto dentro del contexto de la "Educación". Mi pregunta es:
¿Se requiere ISO para formar una OTEC?

Agradecemos la asesoría entregada.
Atte
Andrea Acevedo C & Pamela Ortiz

Alfonso Oyarzún dijo...

Bueno, mi nombre es Fernando Alfonso Oyarzún , soy dueño de una PYME en la ciudad de con-con, quinta región.
Me inquieta la siguiente pregunta:¿ El proceso de Certificación ISO , es el mismo para una empresa en relación a un producto?
Agradeciendo su orientación profesional.
saluda atte
F. Alfonso Oyarzún

J Rodrigo Durán dijo...

Estimada Andrea, gracias por participar en mi blog. Para respoderte de mejor forma he creado una entrada nueva con el nombre de:

Normas de Calidad y OTEC

J Rodrigo Durán dijo...

Estimado ALfonso, gracias por participar en mi blog. Para responderte de mejor manera he creado una entrada con el nombre de:

Certificación y acreditación.